管理ミデア AIやデジタルが普及するこれからの時代は、事務職にも「プラスアルファの強み」が求められます。事務職として市場価値を高めるためには、業務改善やDX推進への貢献、専門知識の習得など、人だからこそ発揮できる付加価値をアピールすることが大切です。
本記事では、事務職で評価されるスキルや実績のアピール方法から、採用担当者の印象に残る職務経歴書・自己PRの作成ポイントまで詳しく解説します。転職活動で一歩リードしたい事務職の方は、ぜひ参考にしてください。
トランスコスモスのBPOサービスでは、金融・官公庁・物流・販売など、幅広い分野のバックオフィス業務を支援しています。デジタル技術を活用したDX推進にも取り組んでおり、これまで培った事務経験を活かしながら、より専門性の高いキャリアへ成長できる機会があります。
事務職にプラスアルファのスキルが求められる背景
これまで事務職では、正確さやスピード、決められた業務をミスなく遂行する事務処理能力が重視されてきました。
しかし現在、生成AIやRPA、クラウドシステムなどの普及により、定型作業の自動化が急速に進んでいます。たとえば、OCRやAIによるデータ入力の自動化、チャットボットによる一次問い合わせ対応など、これまで人が行っていた業務の多くがデジタル技術へ代替されつつあります。
この変化により、事務職はルーチンワークから解放され、業務改善や課題解決といった「人だからこそ発揮できる付加価値」へリソースを集中できるようになりました。現在の事務職には、与えられた作業をこなすだけでなく、組織全体の生産性や業務品質の向上へ積極的に「貢献することが期待されています。
特に求められているのが、以下のような「プラスアルファのスキル」です。
- 特定分野に精通した深い専門性
- 業務課題を発見し、プロセスを改善する力
- データを分析し、業務や意思決定に活用する力
- ITツールを使いこなし、効率化を推進する力
- 社内外の関係者と円滑に連携し、課題を解決する力
変化の激しい時代において市場価値を高めるには、これまで培ってきた「正確な事務処理能力」を土台に、自身の経験や強みを掛け合わせた「プラスアルファのスキル」を磨くことが重要となります。
事務職で強みとなるプラスアルファのスキル
事務職の市場価値を高め、職務経歴書でもアピールしやすいプラスアルファのスキルについて、具体的に見ていきましょう。
語学力（ビジネス実務）
グローバル企業や多国籍企業、海外取引を行う企業で働く場合、実務で活用できる語学力は大きな強みとなります。
TOEICなどのスコアや語学資格は語学力を証明する材料になりますが、企業がより重視するのは「実際の業務でどのように活用できるか」という点です。
- 英文メールの作成・問い合わせ対応
- 海外取引先とのスケジュール調整
- 契約書や貿易関連書類の読解
- 海外拠点や外国籍社員とのコミュニケーション
- 文化や商習慣の違いを踏まえた調整業務
上記のような実務経験は、転職市場においても高く評価されます。
職務経歴書では、「語学を活用してどのような課題を解決したのか」「業務にどのような成果をもたらしたのか」までを具体的に伝えるのがポイントです。
専門分野のスキル（経理・営業・貿易など）
特定の業務領域で培った専門知識や実務経験は、即戦力として高く評価される重要な強みです。
近年は、法令改正やビジネス構造の変化に伴い、各領域における実務が複雑化しているため、深い専門性を持つ人材へのニーズが一段と高まっています。
代表的な専門事務と、職務経歴書でアピールしやすいスキルの例は、以下の通りです。
| 専門事務 | アピールできるスキル・実績 |
| 経理事務 | インボイス制度や電子帳簿保存法への対応月次・年次決算の補助資金繰り表や経営管理資料の作成会計データの集計・分析 |
| 労務・人事事務 | 社会保険・労働保険の手続き、年末調整の実務勤怠管理システムや給与計算ソフトの運用・設定36協定や労働関連法令（法改正）への対応採用活動のスケジュール管理、面接設定、応募者対応 |
| 営業事務 | 顧客管理システムや営業支援ツールの運用売上データの集計・分析見積書・契約書の作成顧客からの問い合わせ対応営業部門の業務改善や効率化支援 |
| 貿易事務 | 信用状（L/C）を利用した決済業務インボイスやパッキングリストなどの輸出入書類作成フォワーダーや船会社との調整海上・航空輸送の手配輸送コストの管理 |
専門事務は、同じ職種であっても、担当範囲やスキルレベルには個人差があります。
たとえば経理事務の場合、データ入力や伝票処理が中心だったのか、月次・年次決算、制度改正への対応、業務改善まで担当していたのかによって、企業からの評価は変わるでしょう。
職務経歴書では、業務範囲や成果について詳しく記載し、自分のスキルレベルを正確に伝えることが大切です。
業務効率化・生産性向上への貢献
現場の業務を深く理解している事務職だからこそ、「どこに時間がかかっているのか」「どの作業を変えれば効率化できるのか」といった課題に気づくことができます。
- 業務マニュアルを作成し、作業の属人化を解消・標準化した
- 部署間の調整役となり、やり取りや業務フローを円滑にした
- 書類管理や申請手続きのフローを見直し、手戻りや待ち時間を削減した
このような経験は、主体的に業務改善へ取り組んだことを示す実績です。
また、多くの企業でDXが進む現在は、ITツールを活用して業務効率化を実現できる人材へのニーズも高まっています。
Excelの関数やピボットテーブルを使った集計作業の効率化、生成AIを活用した資料作成や情報整理、新しい業務システムの導入・運用サポートなども、事務職の市場価値を高めるプラスアルファのスキルです。
さらに、VBAやRPAなどのスキルを習得すれば、より高度な業務自動化へ携わることが可能になります。将来的にDX推進担当やプロジェクトマネージャーへのキャリアアップをめざす方は、ぜひ学んでおきましょう。
リーダーシップ・マネジメント
これからの事務職には、自分の担当業務だけを見るのではなく、周囲と協力しながらチーム全体の成果を高める力も求められています。
「リーダーシップ」や「マネジメント」と聞くと、管理職やマネージャーだけに必要なスキルと思われがちですが、事務職として働く中でも発揮できる機会は数多くあります。
たとえば、
- メンバーごとの業務状況を把握し、負荷の偏りを調整した
- 関係者への声かけや情報共有を行い、チームの連携を強化した
- 周囲の意見をまとめ、改善活動をスムーズに進めた
といった経験は、チームを支えるリーダーシップとして評価されます。
対人コミュニケーションや、周囲を巻き込んで組織を動かす力は、デジタル化が加速するこれからの時代で欠かせないスキルのひとつです。自ら課題に気づき、周囲へ働きかけ、より良い方向へ導いた経験は、積極的にアピールしましょう。
【記載例】事務職が職務経歴書でアピールできる実績の伝え方
ここからは、事務職の職務経歴書の記載例を紹介します。アピールしたい強みや経験に合わせて、参考にしてください。
専門スキルを活かした業務推進
経理・営業・貿易といった専門事務では、専門知識の深さと業務への貢献を関連づけて伝えます。制度対応や他部署との調整、業務改善などの経験があれば、積極的に盛り込みましょう。
インボイス制度への対応と経理業務の改善（経理事務）
| インボイス制度の開始に伴い、請求書の記載内容や取引先情報の管理方法を見直す必要がありました。そこで、社内ルールの整備や取引先情報の確認を進めるとともに、経理担当者向けの運用マニュアルを作成しました。これにより、制度開始後も大きな混乱なく運用を開始でき、請求書の不備や確認作業の削減につながりました。 |
営業データの分析による業務改善支援（営業事務）
| 営業担当ごとに管理方法が異なり、売上状況の把握や資料作成に時間がかかっていました。そこで、Excelを活用して売上データを一元管理し、集計フォーマットやレポートを作成しました。その結果、営業会議資料の作成時間を短縮するとともに、売上状況をタイムリーに把握できるようになり、営業部門の業務効率向上に貢献しました。 |
業務効率化・DX支援
業務改善の実績では、「課題」「改善策」「成果」を具体的に示すことがポイントです。
特に成果については、「〇時間削減」「〇％改善」といった数値を示し、説得力のある文章に仕上げます。
クラウドツールの導入による業務時間の削減
| 紙ベースで運用していた請求書・見積書発行業務では、承認までに時間がかかり、処理の遅れが発生していました。そこで、クラウド型管理システムへの移行を提案し、申請・承認フローのオンライン化を主導しました。各部署への説明や運用ルールの整備も行い、スムーズな導入を実現した結果、発行までの所要時間を従来の3日から即日に短縮し、月間約20時間の業務削減につながりました。 |
Excelマクロ・VBA活用による集計作業の自動化
| 月次売上データの集計を手作業で行っていたため、集計作業に時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生していました。そこで、Excel関数やVBAを活用した自動集計フォーマットを作成し、入力から集計までを効率化しました。その結果、作業時間を月15時間から2時間へ短縮（約86％削減）し、ヒューマンエラーによる記載ミスも年間ゼロ件を達成しました。 |
コスト削減・収益貢献
事務職は直接売上を生み出す立場ではありませんが、業務効率化やコスト削減を通じて、企業の利益向上に貢献することができます。
削減額や削減率などを数字で成果を示せる場合は、積極的に記載しましょう。
備品購入ルートの一括化による経費削減
| 部署ごとに備品を個別購入していたため、価格や発注方法が統一されておらず、コストにもばらつきがありました。そこで購買データを分析し、発注窓口の一本化を提案しました。さらに主要取引先3社との相見積もりや価格交渉を実施し、購買ルートを見直した結果、品質を維持したまま年間約15％（約75万円）の備品購入費削減を実現しました。 |
ペーパーレス化の推進によるコスト削減
| 社内文書の多くが紙で運用されており、印刷費や郵送費が継続的に発生していました。そこで、会議資料や顧客向け資料のPDF化を提案し、運用ルールを整備するとともに社内へ周知しました。全社でペーパーレス化を推進した結果、用紙代・トナー代・郵送費を合わせて、年間約50万円のコスト削減に貢献しました。 |
マニュアル作成・業務標準化
業務の属人化を解消し、誰でも同じ品質で業務を行える仕組みづくりも、事務職において高く評価される実績です。
自分の取り組みによって、結果的に業務や組織にどのような効果が生まれたのかを伝えましょう。
月次業務のマニュアル化と標準化
| 給与計算や社会保険手続きが担当者任せになっており、不在時には業務が滞ることが課題となっていました。そこで、画面キャプチャや例外対応を含めた業務マニュアルを作成し、誰でも手順どおりに対応できる内容へ整理しました。その結果、担当者不在時でも他メンバーがスムーズに対応できる体制を整え、業務の属人化を解消しました。 |
引継ぎ資料の整理と業務プロセスの再構築
| 前任者からの引継ぎが十分でなかったため、年次業務では作業漏れや確認作業が頻繁に発生していました。そこで、年間スケジュールやToDoリストを作成し、二重チェック体制を構築しました。その結果、手戻りや作業漏れを防止し、年次業務を安定して進められる業務フローを確立しました。 |
まとめ｜BPOは事務職のキャリアアップの選択肢
事務職として市場価値をさらに高めたい方にとって、BPO業界で経験を積むことは有効なキャリアステップのひとつです。
BPO企業では、さまざまな企業の業務プロセスに関わり、業務の標準化・効率化・高度化を推進します。お客様企業が抱える課題を見つけ、関係者と連携しながら改善を実行する中で、調整力や全体最適の視点を養える環境です。
トランスコスモスのBPOサービスでは、金融・官公庁・物流・販売など、幅広い分野のバックオフィス業務を支援しています。デジタル技術を活用したDX推進にも取り組んでおり、これまで培った事務経験を活かしながら、より専門性の高いキャリアへ成長できる機会があります。
事務職の経験を活かして、お客様企業に貢献したい方を募集しています。興味がある方は、ぜひトランスコスモスのBPOサービスの採用サイトをご覧ください。